Memahami Inventory Accuracy sebagai KPI di Gudang

Inventory accuracy adalah KPI gudang yang mengukur tingkat kesesuaian antara catatan inventori dalam sistem dengan kondisi fisik barang yang sebenarnya. KPI ini membantu perusahaan mengetahui apakah jumlah, identitas, dan lokasi barang yang tercatat dalam Warehouse Management System (WMS) atau sistem inventori lainnya sesuai dengan hasil pemeriksaan fisik di gudang.

Inventory accuracy menjadi salah satu indikator penting karena hampir seluruh aktivitas pergudangan bergantung pada informasi stok yang akurat. Mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, picking, hingga pengiriman, setiap proses membutuhkan data yang dapat dipercaya. Ketika catatan sistem tidak sesuai dengan kondisi fisik, gudang berisiko mengalami keterlambatan pemenuhan pesanan, kesalahan pengambilan barang, serta penggunaan kapasitas penyimpanan yang tidak efisien.

Baca juga

Bagaimana Drone Inventori Gudang Bernavigasi Tanpa GPS atau Infrastruktur Wi-Fi Baru?

Biaya Tersembunyi dari Manual Cycle Counting dan Bagaimana Drone Gudang Dapat Membantu

Berbeda dengan beberapa konsep pengukuran inventori yang masih berkembang, inventory accuracy telah digunakan secara luas sebagai KPI industri. APQC, organisasi yang menyediakan standar benchmarking kinerja bisnis, memasukkan inventory accuracy sebagai salah satu indikator dalam proses operate warehousing.

Namun, mengukur inventory accuracy tidak cukup hanya dengan menghitung berapa banyak barang yang ditemukan. Perusahaan juga perlu menentukan apa yang dianggap sebagai kesalahan inventori, bagaimana hasil pemeriksaan dibandingkan dengan catatan sistem, serta tindakan apa yang harus dilakukan ketika ditemukan ketidaksesuaian.

Apa Itu Inventory Accuracy dalam Manajemen Gudang?

Inventory accuracy menunjukkan seberapa tepat informasi inventori yang tersimpan dalam sistem dibandingkan dengan hasil pemeriksaan fisik.

Dalam lingkungan gudang modern, data inventori umumnya mencakup beberapa informasi, seperti identitas SKU, jumlah barang, lokasi penyimpanan, serta identitas pallet atau unit penyimpanan lainnya.

Sebagai contoh, WMS mencatat bahwa terdapat 20 karton produk A pada lokasi rak B-03-05. Ketika staf melakukan pemeriksaan fisik, ternyata hanya ditemukan 18 karton. Selisih dua karton tersebut merupakan ketidaksesuaian antara catatan inventori dan kondisi aktual.

Namun, kesalahan juga dapat terjadi meskipun jumlah barang secara keseluruhan benar.

Misalnya, sistem mencatat sebuah pallet berada di lokasi A-03-04, padahal pallet tersebut telah dipindahkan ke A-03-05 tanpa pembaruan transaksi lokasi pada WMS. Secara total, jumlah inventori gudang mungkin tetap sama. Akan tetapi, informasi lokasi penyimpanannya sudah tidak akurat.

Situasi ini menunjukkan bahwa inventory accuracy tidak hanya berkaitan dengan jumlah barang, tetapi juga dapat mencakup ketepatan informasi lokasi dan identitas inventori.

Dalam praktiknya, perusahaan perlu menetapkan secara jelas aspek mana yang diukur oleh KPI tersebut. Inventory accuracy berdasarkan jumlah unit, jumlah catatan yang benar, dan lokasi penyimpanan dapat menghasilkan nilai yang berbeda.

Mengapa Inventory Accuracy Penting sebagai KPI Gudang?

Inventory accuracy memiliki hubungan langsung dengan kualitas pelaksanaan aktivitas pergudangan.

Sebuah gudang dapat memiliki sistem WMS yang lengkap, prosedur penyimpanan yang terstruktur, serta tenaga kerja yang terlatih. Namun, apabila informasi inventori tidak sesuai dengan kondisi fisik, berbagai keputusan operasional tetap berpotensi menghasilkan kesalahan.

Penelitian berjudul The Impacts of Inventory Record Inaccuracy and Cycle Counting on Distribution Center Performance, yang diterbitkan dalam jurnal Production pada 2023, mengkaji dampak ketidakakuratan inventori terhadap produktivitas picking, kehilangan penjualan, dan pemanfaatan kapasitas gudang.

Melalui pemodelan dan simulasi berbagai kategori gudang, penelitian tersebut menunjukkan bahwa ketidakakuratan catatan inventori dapat memengaruhi kinerja operasional. Penelitian ini juga menemukan bahwa cycle counting dapat membantu mengurangi ketidakakuratan, meskipun beberapa jenis gudang tetap membutuhkan perbaikan proses tambahan.

Temuan tersebut menegaskan bahwa inventory accuracy tidak seharusnya dipandang hanya sebagai indikator administratif. KPI ini berhubungan dengan kemampuan gudang menjalankan aktivitas secara efisien dan memenuhi kebutuhan pelanggan.

Dampak Inventory Accuracy terhadap Operasional

Beberapa konsekuensi yang dapat terjadi ketika akurasi inventori rendah antara lain:

Picking menjadi lebih lambat. Staf mungkin harus mencari barang di lokasi lain karena posisi yang tercatat dalam WMS tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Pemenuhan pesanan terganggu. Sistem dapat menunjukkan bahwa stok tersedia, tetapi barang tidak ditemukan ketika dibutuhkan untuk pengiriman.

Kapasitas gudang sulit dikelola. Lokasi yang sebenarnya kosong mungkin masih tercatat terisi, sementara lokasi yang telah digunakan justru terlihat tersedia dalam sistem.

Biaya operasional meningkat. Tim gudang harus melakukan pemeriksaan ulang, investigasi selisih inventori, dan koreksi transaksi yang seharusnya dapat dihindari.

Dampak tersebut dapat terjadi secara bersamaan. Kesalahan kecil dalam pencatatan lokasi pallet, misalnya, dapat berkembang menjadi tambahan waktu pencarian, keterlambatan picking, dan gangguan jadwal pengiriman.

Karena itu, inventory accuracy merupakan KPI yang relevan bukan hanya bagi inventory controller, tetapi juga warehouse manager, supply chain manager, dan pimpinan operasional.

Bagaimana Cara Menghitung Inventory Accuracy?

Terdapat beberapa metode untuk mengukur inventory accuracy. Pemilihan metode bergantung pada karakteristik gudang dan tujuan pengukurannya.

Salah satu pendekatan yang digunakan adalah menghitung persentase catatan inventori yang sesuai dengan hasil pemeriksaan fisik.

Inventory Record Accuracy (%) = (Jumlah Catatan yang Akurat ÷ Jumlah Catatan yang Diperiksa) × 100

Sebagai ilustrasi, sebuah gudang memeriksa 200 catatan inventori berdasarkan kombinasi SKU dan lokasi penyimpanan.

Dari pemeriksaan tersebut, 190 catatan memiliki informasi yang sesuai dengan kondisi fisik, sedangkan 10 catatan menunjukkan ketidaksesuaian.

Maka:

Inventory Record Accuracy = (190 ÷ 200) × 100 = 95%

Artinya, 95% catatan yang diperiksa dinilai akurat berdasarkan kriteria pemeriksaan yang telah ditetapkan.

Namun, metode ini memiliki keterbatasan. Kesalahan satu unit dan kesalahan 100 unit dapat sama-sama dihitung sebagai satu catatan yang tidak akurat.

Karena itu, perusahaan juga dapat menggunakan pendekatan berbasis jumlah unit atau nilai inventori.

Mengukur Inventory Accuracy Berdasarkan Selisih Jumlah

Pendekatan lain menghitung besarnya selisih antara jumlah barang yang tercatat dan jumlah fisik yang ditemukan.

Salah satu rumus yang dapat digunakan adalah:

Inventory Accuracy (%) = [1 − (Total Selisih Absolut ÷ Total Jumlah Inventori Acuan)] × 100

Selisih absolut berarti setiap perbedaan dihitung berdasarkan besarnya selisih, tanpa saling menghapuskan kelebihan dan kekurangan antar-SKU.

Perhatikan contoh berikut.

Jika hanya membandingkan total jumlah inventori, tidak terlihat adanya perbedaan karena jumlah dalam WMS dan hasil pemeriksaan fisik sama-sama 200 unit.

Padahal terdapat dua kesalahan pencatatan: Produk B kekurangan lima unit, sementara Produk C memiliki kelebihan lima unit dibandingkan catatan sistem.

Dengan menggunakan total selisih absolut:

Inventory Accuracy = [1 − (10 ÷ 200)] × 100 = 95%

Perhitungan ini menunjukkan mengapa selisih positif dan negatif tidak seharusnya langsung saling menghapuskan ketika perusahaan mengevaluasi keakuratan setiap SKU.

Perlu diperhatikan bahwa rumus dan basis pengukuran harus digunakan secara konsisten. Perusahaan perlu menentukan apakah denominator menggunakan kuantitas sistem, kuantitas fisik, atau pendekatan lain sesuai standar pelaporan yang dipilih.

Inventory Accuracy Berdasarkan Jumlah vs Lokasi: Apa Bedanya?

Dalam operasional gudang, mengetahui jumlah inventori yang benar belum tentu berarti mengetahui lokasi penyimpanannya dengan tepat.

Perbedaan tersebut menjadi semakin penting pada gudang dengan ribuan pallet dan sistem rak bertingkat tinggi.

Secara umum, terdapat tiga dimensi yang dapat diperiksa.

Ketiga dimensi tersebut saling berkaitan, tetapi tidak identik.

Misalnya, sebuah pallet mungkin berada pada posisi yang benar sesuai WMS dan memiliki label identitas yang cocok. Namun, hal tersebut belum membuktikan bahwa jumlah karton di dalam pallet sesuai dengan catatan inventori.

Sebaliknya, hasil penghitungan total karton dapat menunjukkan jumlah yang benar, tetapi masih terdapat pallet yang ditempatkan pada lokasi yang salah.

Karena itu, warehouse manager perlu memahami metode apa yang digunakan untuk menghasilkan angka inventory accuracy dalam laporan.

Persentase inventory accuracy tanpa penjelasan mengenai cakupan dan metode pemeriksaan dapat menimbulkan interpretasi yang keliru.

Infografis di atas merangkum cara mengukur dan meningkatkan inventory accuracy sebagai KPI dalam manajemen gudang. Pengukuran dapat dilakukan berdasarkan kesesuaian jumlah barang (quantity accuracy), ketepatan lokasi penyimpanan (location accuracy), dan identitas SKU atau pallet (inventory identity accuracy). Melalui contoh perhitungan, terlihat bahwa jumlah total inventori yang sama antara catatan WMS dan kondisi fisik belum tentu menunjukkan akurasi 100%, karena selisih antar-SKU dapat saling menutupi. Infografis ini juga menampilkan benchmark inventory accuracy dari APQC sebesar 95% serta langkah-langkah peningkatan akurasi, mulai dari perbaikan proses receiving dan putaway, pelaksanaan cycle counting secara rutin, investigasi ketidaksesuaian inventori, hingga pemanfaatan teknologi verifikasi otomatis.

Berapa Standar Inventory Accuracy yang Baik?

Tidak ada satu angka inventory accuracy yang otomatis menjadi target ideal bagi seluruh gudang.

Target yang relevan bergantung pada jenis industri, karakteristik produk, tingkat aktivitas, kompleksitas penyimpanan, dan konsekuensi bisnis apabila terjadi kesalahan inventori.

Sebagai referensi, APQC melalui Open Standards Benchmarking melaporkan median inventory accuracy sebesar 95% berdasarkan dataset yang mencakup 8.660 perusahaan.

Dalam panduan APQC berjudul How Do You Measure Inventory Accuracy?, yang dibuat pada Oktober 2026, inventory accuracy dijelaskan sebagai pengukuran selisih antara inventori fisik dan perpetual inventory records, yaitu catatan inventori yang diperbarui secara berkelanjutan.

Angka 95% tersebut dapat menjadi titik referensi ketika perusahaan ingin membandingkan kinerjanya dengan organisasi lain. Namun, hasil benchmarking harus dibaca dengan mempertimbangkan perbedaan industri, metode pengukuran, dan karakteristik operasional.

Gudang yang mengelola barang bernilai tinggi atau produk dengan persyaratan pengendalian ketat mungkin membutuhkan target internal yang lebih tinggi.

Sebaliknya, perusahaan yang baru memperbaiki proses inventori dapat menggunakan benchmark sebagai acuan awal sebelum menetapkan target peningkatan secara bertahap.

Hal terpenting adalah memastikan bahwa KPI yang digunakan benar-benar mencerminkan kualitas informasi inventori dan mendorong perbaikan operasional.

Apa Penyebab Inventory Accuracy Rendah?

Ketidakakuratan inventori umumnya tidak muncul karena satu penyebab tunggal.

Dalam banyak kasus, kesalahan berasal dari rangkaian aktivitas operasional yang melibatkan perpindahan fisik barang dan pembaruan informasi dalam sistem.

Kesalahan saat receiving dapat menyebabkan jumlah barang yang dicatat berbeda dari jumlah yang sebenarnya diterima. Ketidaksesuaian juga dapat terjadi ketika pallet ditempatkan pada lokasi yang berbeda dari instruksi putaway.

Pada tahap berikutnya, kesalahan picking, perpindahan barang tanpa pencatatan, atau koreksi inventori yang tidak dilakukan secara tepat dapat memperbesar selisih antara kondisi fisik dan catatan WMS.

Dua kondisi yang umum dibahas dalam literatur inventory record inaccuracy adalah ghost inventory dan hidden inventory.

Ghost inventory terjadi ketika jumlah yang tercatat dalam sistem lebih besar daripada inventori fisik yang benar-benar tersedia. Sistem seolah-olah menunjukkan adanya stok yang tidak dapat ditemukan.

Sebaliknya, hidden inventory menggambarkan kondisi ketika inventori fisik tersedia, tetapi tidak sepenuhnya tercermin dalam catatan sistem.

Kedua kondisi tersebut dapat memengaruhi keputusan operasional dengan cara berbeda.

Ghost inventory berpotensi menyebabkan sistem mengalokasikan barang yang sebenarnya tidak tersedia, sedangkan hidden inventory dapat membuat perusahaan tidak memanfaatkan stok yang sesungguhnya masih ada.

Penelitian Destro dan rekan-rekannya pada 2023 membahas kedua bentuk ketidakakuratan tersebut dalam kaitannya dengan proses receiving, picking, dan cycle counting di distribution center.

Bagaimana Meningkatkan Inventory Accuracy di Gudang?

Meningkatkan inventory accuracy membutuhkan kombinasi antara proses yang disiplin, sistem pencatatan yang baik, dan pemeriksaan fisik yang konsisten.

Salah satu pendekatan yang umum digunakan adalah cycle counting, yaitu pemeriksaan inventori secara berkala pada sebagian SKU atau lokasi gudang tanpa harus menunggu stock opname menyeluruh.

Cycle counting memungkinkan tim gudang menemukan ketidaksesuaian lebih awal. Namun, hasilnya tidak hanya bergantung pada jumlah lokasi yang diperiksa.

Ketika discrepancy ditemukan, perusahaan perlu menginvestigasi penyebabnya. Apakah terjadi kesalahan receiving? Apakah perpindahan pallet tidak tercatat? Apakah petugas picking mengambil barang dari lokasi yang salah?

Tanpa analisis penyebab, koreksi jumlah inventori hanya memperbaiki catatan untuk sementara. Kesalahan yang sama dapat kembali muncul pada aktivitas berikutnya.

Menentukan Prioritas Pemeriksaan Inventori

Tidak semua lokasi gudang memiliki tingkat risiko yang sama.

Lokasi dengan pergerakan barang tinggi, riwayat discrepancy berulang, atau inventori penting bagi pemenuhan pesanan mungkin membutuhkan pemeriksaan lebih sering.

Manajemen dapat menggunakan kombinasi klasifikasi ABC, frekuensi transaksi, nilai inventori, dan riwayat kesalahan untuk menentukan prioritas cycle counting.

Sebagai contoh, area fast-moving yang mengalami banyak aktivitas putaway dan picking dapat menjadi prioritas pemeriksaan harian atau lebih sering sesuai kebijakan gudang. Sementara itu, area reserve stock dengan aktivitas lebih rendah dapat mengikuti jadwal pemeriksaan yang berbeda.

Pendekatan tersebut membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya pemeriksaan pada area yang paling membutuhkan perhatian, tanpa mengabaikan cakupan inventori secara keseluruhan.

Menggunakan Teknologi untuk Verifikasi Inventori

Teknologi barcode, QR code, WMS, dan sistem pemindaian otomatis dapat membantu mengurangi pekerjaan manual dalam pemeriksaan inventori.

Untuk gudang dengan sistem penyimpanan high-bay, pemeriksaan fisik sering membutuhkan koordinasi tambahan karena sebagian pallet berada pada posisi yang sulit dijangkau.

Dalam konteks tersebut, teknologi drone inventori dapat membantu memverifikasi identitas dan lokasi pallet melalui pemindaian otomatis.

Sebagai contoh, solusi Warehouse Inventory Drone dari Digitalplace.ai menggunakan pemindaian berbasis drone untuk membantu pemeriksaan identitas pallet, lokasi penyimpanan, serta ketidaksesuaian yang ditemukan selama verifikasi gudang.

Pendekatan ini dapat mendukung cycle counting terjadwal dan pemeriksaan area rak tinggi dengan mengurangi kebutuhan pengecekan manual pada lokasi yang sulit dijangkau.

Namun, kemampuan verifikasi tetap perlu dibedakan berdasarkan tingkat pemeriksaannya. Pembacaan QR code pada pallet dapat membantu mengonfirmasi identitas dan lokasinya, tetapi tidak otomatis membuktikan kesesuaian setiap karton atau unit di dalam pallet.

Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi sebaiknya mengikuti kebutuhan KPI yang ingin diperbaiki, bukan sekadar mengganti proses manual dengan perangkat otomatis.

KPI Apa yang Sebaiknya Dipantau Bersama Inventory Accuracy?

Inventory accuracy merupakan indikator penting, tetapi pengukuran kinerja gudang akan lebih bermakna apabila dikombinasikan dengan KPI operasional lainnya.

Sebagai contoh, inventory accuracy yang meningkat belum tentu langsung diikuti peningkatan produktivitas picking. Perusahaan tetap perlu memeriksa apakah kesalahan inventori berkurang pada lokasi yang sering digunakan serta apakah proses pencarian barang menjadi lebih efisien.

Beberapa indikator pendamping yang relevan meliputi:

KPI pendamping tersebut membantu menjelaskan apakah peningkatan inventory accuracy memberikan manfaat nyata bagi aktivitas operasional.

Misalnya, apabila jumlah discrepancy berkurang tetapi waktu picking tidak mengalami perubahan, manajemen dapat menyelidiki faktor lain seperti layout gudang, rute pengambilan barang, atau penggunaan tenaga kerja.

Sebaliknya, apabila lokasi pallet semakin akurat dan waktu pencarian barang berkurang, perusahaan memiliki indikasi yang lebih kuat bahwa perbaikan kualitas informasi inventori mendukung efisiensi operasional.

Pendekatan serupa juga muncul dalam penelitian APQC yang diterbitkan pada September 2025. APQC melaporkan bahwa tingkat inventory accuracy yang lebih baik berkaitan dengan peningkatan kinerja sejumlah indikator logistik, termasuk order fill rate dan biaya penyimpanan inventori.

Hubungan tersebut penting untuk dipahami sebagai keterkaitan kinerja, bukan jaminan bahwa peningkatan satu KPI secara otomatis menyebabkan seluruh indikator lain membaik.

Mengubah Inventory Accuracy dari Angka Laporan Menjadi Alat Pengendalian Gudang

Salah satu kesalahan dalam pengelolaan KPI adalah menjadikan angka sebagai tujuan akhir.

Sebuah gudang mungkin menetapkan target inventory accuracy sebesar 98% dan berhasil mencapainya pada akhir bulan. Namun, angka tersebut belum memberikan informasi yang cukup apabila manajemen tidak mengetahui lokasi mana yang bermasalah, jenis kesalahan apa yang paling sering terjadi, serta apakah masalah yang sama terus berulang.

Karena itu, laporan inventory accuracy sebaiknya dapat ditelusuri hingga tingkat operasional.

Warehouse manager perlu mengetahui apakah discrepancy terkonsentrasi pada area tertentu, apakah kesalahan lebih sering terjadi setelah receiving atau internal transfer, serta apakah lokasi high-bay memiliki cakupan pemeriksaan yang memadai.

Informasi tersebut dapat membantu menentukan tindakan yang lebih spesifik, mulai dari memperbaiki SOP perpindahan barang hingga meningkatkan frekuensi pemeriksaan pada lokasi berisiko.

Pendekatan Digitalplace.ai terhadap otomatisasi verifikasi inventori gudang relevan dalam konteks ini karena pemindaian fisik yang dilakukan secara berulang dapat membantu tim memperoleh bukti mengenai identitas dan posisi pallet. Akan tetapi, peningkatan KPI tetap bergantung pada